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國史館「國民政府檔案」整編作業規劃簡介
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國史館「國民政府檔案」整編作業規劃簡介
 
國史館典藏國家檔案與總統文物數位化中程計畫/林平華

前言  

  國民政府在民國14年7月1日正式成立於廣州,17年全國統一後,頒布「國民政府組織法」,國民政府總攬中華民國治權,統帥陸海空軍,行使公佈法律、發布命令、授與榮典等權,國民政府設主席一人,下設五院,綜理行政、立法、司法、考試、監察五種治權,另由五院院長、副院長、國民政府委員組成國民政府委員會,處理國務。

  國民政府內部機構,設有文官處、軍機處、主機處,直屬機關有軍事委員會等各委員會、參謀本部、訓練總監部、軍事參議院、中央研究院、國史館等單位。民國37年4月,舉行行憲選舉,5月20日新總統就職,國民政府改組為總統府。國史館典藏「國民政府檔案」共計七、○七○卷,係由總統府於民國50年及85年移轉的大陸運臺檔案,檔案時間自民國14年7月至38年6月止,主要內容為詳實紀錄有關國家重大決策之制定與指令,分為:總類、行政、內政、外交、國防、財政、經濟、教育、交通、主計、人事、衛生、新聞、司法、考試、監察、僑務、黨務、政黨、及府務等類別。

  「國民政府檔案」是國史館館藏中讀者最常調卷、最有研究參考價值之全宗檔案之一,本館審選列為優先進行整編及數位化典藏之檔案文物。 檔案整理在進行檔案文物數位化整編作業之前,應先檢視各檔案之結構、特性、排列順序、規格尺寸,決定採用何種檔案描述編目系統及編目規則,規劃檔案整理作業應注意下列事項:

(1) 利用現有檔案資料清冊清點、核校館藏檔案,註記缺漏資料(如:縮影號、卷號等)及更正訛誤之處(如:卷名、檔號等)。

(2) 親自參與認識館藏檔案狀況,向資深檔案從業人員諮詢,並深入瞭解各類檔案內容及既有之整編工作流程,包括文件內涵、資料狀況、分類系統、編排次序、現有之檔案編目建檔及檢索系統等。

(3) 訂定工作流程及規範,以為整編人員執行數位化工作之依據,內容得視實際需要隨時修正或補充,藉以統一作業項目及達到分工合作之預 期效果。

(4) 與典藏及掃瞄單位主管人員商議相關業務,如:檢調、清點、修補檔案,後設資料與影像掃瞄規格及連結等問題。

   檔案分類立案檔案分類是將同一全宗檔案,在不同時間移轉入館之種類龐雜、零散之各種檔案,依其來源、時間、內容、形式等異同,分成若干等級和類別,將同性質檔案分入適宜類目中,進行立案、分類、編目等作業,使典藏檔案層次分明排列有序,方便管理與運用。

  「國民政府檔案」是依「國家檔案分類表」分類,該分類表參考中華民國政府各機關檔案分類表、檔案目錄、各機關組織及國史館所藏檔案等資料綜合研究編訂,計分類、綱、目及節(含細節)等級,將分類架構重新定義為「系列、副系列、宗」三個層級,仍然沿用舊有分類號碼及名稱。

  在整編實務作業中,往往是先立案再分類,係於同一全宗檔案中,將內容性質相連貫者,蒐集為一案,再將各案之各項文件加以內容摘由編寫。 檔案編目為了達到檔案管理及利用的功效,編目工作實為檔案整編中重要業務項目之一。

  檔案編目係將案卷中有關項目資料加以登錄,規劃檔案編目需注意下列幾項:

(1) 檔案使用之分類系統及編排次序。

(2) 訂定編目層級─依據檔案的來源、外形及館藏的需求,選擇適當的編目層級,規範各全宗檔案所遵循結構化的次序。「國民政府檔案」編目分為「全宗」、「系列、副系列、宗」及「卷」三個層級,「卷」為該檔案編目之基本單位。

(3) 針對檔案內容作細部分析,來決定檔案描述的深度,並規劃編目著錄之欄位元素,以保存並解說原有檔案之內涵。國史館在數位典藏計畫中,「國民政府檔案」是以「卷」為著錄基本單位,檔案人員必須完全瞭解整卷檔案文件,再加以分析、說明、摘錄檔案的資料,甚至於需要查證相關史料來鑑別史實,由此產生有關人、事、時、地、物之簡明扼要的檔案內涵描述,包括內容摘要、主題、人(地)名、入藏時間、移轉單位、形式、文別、影像掃瞄及編目記錄等。

   後設資料欄位規劃本館於91年1月,即針對館藏之檔案、文物、照片、地圖等藏品,進行外觀形式、內涵屬性之比對分析,以及各種後設資料系統的著錄欄位之研究與定義,後設資料著錄欄位規畫是以同一全宗檔案之藏品類型、分類架構、檔案內涵特性、編目及影像掃瞄實際作業為研究與定義之基本原則。

  91年3月22日起,陸續分別將「國民政府檔案」之後設資料元素需求表單、內涵關係結構圖、代碼表單、著錄範例表單、系統功能需求表單,送交本國家型計劃後設資料工作組,進行本館檔案文物後設資料系統的著錄欄位之比對,包括元素間的互補性、互斥性、前後關係與結構化等多層次的作業處理。

  後設資料工作組依據本館所提國民政府檔案之需求工作表單及著錄介面層級劃分表單,於本(91)年5月3日編製成國史館後設資料需求規格書初稿(Versions 0.1版)」及應用系統著錄介面,並完成EAD、MARC21及Dublin Core比對,與現行國際通用標準規格結構接軌,後設資料工作組將再修正為正式版本,作為「國史館檔案文物後設資料應用系統」雛形建置的主要參考依據。

  中央研究院計算中心也同步進行「國史館檔案文物後設資料應用系統」(含編目著錄系統及檢索查詢系統)開發,俾能與世界各國檔案館、圖書館等進行資訊交流。

  「國民政府檔案」後設資料著錄欄位分別規畫典藏號(機關代碼、全宗號、系列號、副系列號、宗號、卷號)、全宗名、系列名、副系列名、宗名、卷名、內容描述、主題、時間起迄日期、保存狀況、人(地)名、縮影號、光碟編號、影像掃瞄號、影像掃瞄最後頁次、影像使用限制、典藏地、典藏位置、來源、取得方式、入藏日期、語文、版本、使用限制、登錄者、修改者、建檔日期等,再依各欄位特性加以定義和分析,表列著錄規範、實例和系統功能需求,並編製主題詞對照表、相關元素代碼表等,作為編目建檔系統所需。

結語

  國史館加速整編現藏檔案文物,分年分期編目、建檔、影像掃瞄,產出數位資料,計畫將其目錄資料庫及影像資料庫上載於全球資訊網路,開放各界人士查詢應用,使館藏珍貴檔案文物在保存上更具安全性與恆久性,在應用上更趨普及化與效率化,並提供相同領域之檔案典藏機構,建立檔案著錄系統及掃瞄影像資料庫,俾益資料庫之聯合檢索。

  目前國內檔案界對於檔案描述,尚未發展研擬適合描述檔案基本項目之「檔案著錄規則」,用以顯示檔案內容與形式特徵描述事項,且涵蓋後設資料實際的需求功能,雖然部分檔案館自行制定自用的檔案描述規則,但是並非各檔案館都能通用的國家標準,檔案界應配合檔案實質的屬性及整編檔案實務應用經驗,參考國內外相關的檔案描述規則,制定符合國內檔案界需求的檔案描述規則或標準。

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