全宗、系列等檔案處理層級是檔案描述必要的基礎課題。雖然檔案描述標準等檔案學方面研究如雨後春筍，且隨著電腦技術進步與網路快速發展，逐漸發展出一些檔案學界所採用的檢索工具，然「只要人們仍有根據文件形成過程利用檔案資訊的要求，只要人們仍有需要檔案資訊用作憑證，那麼按歷史主義原則，即按文件資訊之間的歷史有機聯繫或來源原則處理檔案資訊的方法就將永存，全宗也將永存。」

　　本文藉對檔案處理層級理論和美國有關總統文件之檔案處理層級先例之了解，作為國史館藏蔣中正總統文物處理層級之參考。大宗文件藉著檔案處理層級之作業，編排成全宗、文件系列、副系列、案卷、件等各層級。在檢索工具中，則以多層次描述反應各檔案處理層級，可以豐富總統文件之檔案描述資訊，作為製成檢索工具的基礎工作。

　　蔣中正總統文物為國家重要資產，是具有文化性、歷史性、單一性、稀少性特色珍藏文獻(Special collection) ，和一般文獻不同。其處理時有其特殊原則，包括尊重檔案來源原則、尊重檔案的全宗原則、尊重檔案的原始順序。這些原則與檔案處理過程關係密切，檔案處理過程強調層級的處理與層級間相互關係，以維護檔案的原始歷史證據價值、便於檔案的編排與描述及協助檔案管理人員處理檔案。

　　蔣中正總統文物處理層級在檢索工具中以描述層次反應，是本國家型計畫基礎準備工作：國家檔案與總統文物數位化是我國本國家型計畫之一，其目的是透過網路，提供內容網站並達成與國際合作交流機制。總統文物數位化的準備過程中，透過檔案處理層級，以描述層次反應檔案的處理層級，與國際檔案描述標準相符，是國際合作交流之基礎。

二、檔案處理層級理論

　　檔案處理層級與檔案學家們提出的尊重全宗原則、來源原則、原始順序有密切的關係，可分為四個層級(一)全宗與副全宗(二)文件系列與副系列(三)案卷(四)項目，分述如下：

(一)全宗與副全宗

　　全宗，法文fonds，是一個機關、組織或個人在社會活動中形成的檔案的有機整體，是檔案的基本管理單位。有些國家並不使用全宗一詞，英國使用檔案組合(archive group)的概念，Hilary Jenkinson 所下的定義，「由一個行政機關的行政工作所產的有機整體，它的本身是完備的，無須增加或借助於外部權力，就能處理通常交給它的任何一種職務」。

　　德國檔案工作者把一個檔案館內檔案全宗的分類和排列作為一種專門學問，稱為結構學。他們認為檔案全宗的分類可有三個層次：第一層次就是把不同社會型態或不同歷史時期的檔案全宗分開；第二層次是在每種社會型態的類別內把不同社會領域的檔案全宗區分開；第三層次是在每個社會領域的類別內按部門或行政級別劃分檔案全宗，並按一定順序排序。

　　美國建國歷史較短，不像歐洲國家首先考社會型態或歷史時期等因素，檔案館在進行文件組合時，往往考慮庫房大小、文件本身的性質、文件利用的頻繁程度、文件所須要的安全條件等因素。所謂文件組合是以來源為基礎，考量相關文件整體有機組織而建構成，以達到檔案館控制目的。 文件組合有三種：

1. 嚴格按照來源建立的文件組合
2. 為整個一個組織機構而不是一個單位的文件建立的匯集型文件組合
3. 把類似的文件實體弄在一起的匯集型文件組合。

　　手稿匯集有時稱為手稿組合，是手稿庫內相當於文件組合一級類別，這種材料通常沒有共同的來源。文件組合的編排有兩項指導性原則：

1. 文件組合以彼此間有組織的或功能的聯繫作編排
2. 文件組合應維持構成要素單元，即文件組合的產生必須每一個文件組合不要和其他文件組合混合，規則例外是部分文件因特殊需要或機密分類，所以不放在他們隸屬的組合。
   

　　為了行政管理和編目之目的，一個文件組合可以劃分為若干副組合，一個副組合是一個文件組合內有關文件的一個實體，通常由一個主要的下屬單位所組成。副組合可以依照職能、地區、年份或主題劃分一個文件組合。檔案學家應有完整的產生文件機構的歷史知識，在這些研究基礎上，決定何種組合文件方式，最能顯示文件的特性、重要性和關聯，副組合可以用下列方式編排：

1. 副組合可以依照彼此的組織關係加以編排，副組合反應原創機構的層級結構。
2. 副組合可以依彼此的功能關係。
3. 副組合可以依照紀錄涉及的形態，依紀錄的實體特徵。

(二)文件系列與副系列：

　　其次，依檔案的原始順序為基礎加以區分，下一層次稱為文件系列(series)。文件系列是檔案單位，由檔案過程、類似的功能或活動、特殊的形式或因一些概念、使用相關性而產生檔案單位。

　　系列可以依照下述四種體系的某一種劃分：年份、主題、產生者的職能、材料的類型。

1. 依年份為基礎的系列：要規定一些年限，例如幾年或幾十年
2. 依主題劃分系列：依主題劃分是最不適宜，因為經過粗略檢查就確定主題，往往是危險的，只有在主題不會引起爭議，才可依主題整理
3. 依產生者的職能：按照文件產生者的職能與活動進行整理，是實際管理工作中一種有條理的方法，因為最能夠說明文件的證據價值，且儘可能恢復也許存在的原來順序，例如反映一個人擔任俱樂部職務的工作紀錄和財務文件
4. 依據材料的類型整理：按照形體特點劃分文件，基本的一般類型是：來往文書、紀錄和日記、印刷材料、財務文件、照片、文學作品和報告、法律文件、剪報和剪材料、各種圖表、錄音。這十個類別是具有排他性的，一個文件也許可歸入不只一個類別，要歸入那一個類別，由文件的性質來決定。 　　

　　文件系列內所描述的資訊包括：

1. 檔案的題名
2. 檔案產生的日期
3. 檔案數量
4. 檔案編排的描述
5. 檔案內容的摘錄。
   

(三)案卷(folder)：

　　第三個層級是案卷，檔案產生者保存的個別文件單元，常見的案卷是裝訂在一起的一組文件或是放在卷夾或紙盒內的一些文件。案卷可以按照系列那一級四種體系的某一種進行整理，即原來順序，類型，年份或題目、地名、人名或組織機名稱的字母順序。

(四)項目(item)：

　　第四個層級是項目，項目是最小不可再分之檔案單位，例如一份信件、一份報告等。 單份文件可按時間順序、字母順序或者結合兩種順序。若許多文件屬於同一類型，才能按照類型排列文件順序。來往函件，如負責人本身有重要意義，最好按照字母順序排列，一般按時間順序排列。

　　檔案處理的四個層級中，有些檔案未再細分副全宗、副系列，有些跳過副全宗等層級，直接以卷、件細分。國際檔案學會（International Council on Archives，簡稱ICA），將檔案處理層級以圖表示，如附圖一。

資料來源：International Council on Archives(ICA)，ISAD(G)：General International Standard Archival Description(Ottawa：ICA，1994)：41.

圖一 檔案處理的四個層級圖

三、美國有關總統文件之檔案處理層級

（一） 美國總統圖書館的設置與館藏總統文件

　　自1939年羅斯福圖書館設置以來，美國已成立十所總統圖書館。總統圖書館由隸屬於國家檔案文件署(NARA)的總統圖書館司(the Office of Presidential Libraies)負責督導。總統圖書館體系包含羅斯福、杜魯門、艾森豪、胡佛、詹森、甘迺迪、福特、卡特、雷根、布希十位總統圖書館 及尼克森總統文件群(the Nixon Presidential materials)。

　　1955年美國通過「總統圖書館法」，在此法案中定義何謂「總統文件」(Presidential papers)；1974年受水門事件的影響，美國訂定「總統文件與資料保存法」，該法規定尼克森總統的官方文件由國家檔案館長接管。1978年的「總統文件法」將總統文件的英文更改為"Presidential records"，並加以定義，係指由總統、直屬職員或總統行政單位或個人，所產生或接收的文件資料，其功能是協助總統執行憲法或法令所賦予的職權。對於私人或非官方質的文件並不包括在內如私人所屬政黨資料。

　　卡特簽署此法案，規定自1981年起所有總統文件均為國家財產，政府將保留並持有總統文件的所有、擁有與管理權。雷根總統是第一位依此法案來保存總統文件與各項文獻資料的美國總統。十個美國總統圖書館及尼克森總統文件群共收藏超過四億頁的文字資料、一千萬張照片、一千五百萬呎電影片、十萬小時的光碟片、錄影帶、錄影帶資料及五十萬博物館藏品。

　　總統資料( Presidential Material)的組織不同於行政部門的文件，通常分為三種目錄：

1. 捐贈的史料(Donated Historical Materials)：
   早期的總統文件進入國家檔案與文件署，視為捐贈的史料，直到雷根總統文件才作改變；由胡佛到卡特的藏品，尼克森除外，由總統圖書館維護。
2. 總統文件(Presidential Records)：
   雷根總統是第一位適用總統文件法的美國總統，目前提供雷根和布希總統文件資訊。
3. 總統史料(Presidential Historical Materials)：
   指適用總統文件與資料保存法之尼克森總統資料。
   

　　此外，有一些聯邦文件(federal records)和總統相關，例如白宮檔案(White House Office)文件組合號RG130、國防安全會議(the National Security Council)文件組合號RG273等。

　　首先，以每一個圖書館重要的文字資料而言，包括總統和幕僚們在其任內執行政務的相關資料，其次包括個人文件(personal papers)和總統密切相關的個人和私人捐贈的史料(historical materials)，也包括內閣閣員、駐外使節、政黨組織、總統家人和親友。第三是包括總統前後期的個人資料，例如羅斯福擔任軍職時個人資料或胡佛任職於商務部長時資料。

　　十個總統圖書館中，選擇胡佛圖書館胡佛總統的史料(historical materials) 為例，由進入該圖書館網站http://hoover.nara.gov，胡佛總統的史料索引(index)，包括胡佛文件(Herbert Hoover Papers)、聯邦機構文件(Federal Agency Records)、其他相關藏品、微縮、報紙、口述稿等。其中有關檔案處理有關之胡佛文件和聯邦機構文件其檔案處理層級分述如下：

1. 胡佛文件(Herbert Hoover Papers)

　　胡佛文件是手稿組合，相當於文件組合的一級類別，胡佛文件組合下分為五個副組合(subgroups)和八個特殊藏品(special collections) 。首先，胡佛文件之次級組合是依年代方式描述胡佛的生涯，五個副組合分述如下：

（1） 商業早期(PRE-COMMERCE PERIOD,1895-1921,78 linear feet)
（2）商業時期(COMMERCE PERIOD,1921-28,385 linear feet)
（3）競選和過渡期(CAMPAIGN AND TRANSITION PERIOD,1928-29,100 linear feet)
（4）總統時期(PRESIDENTIAL PERIOD,1929-33,693 linear feet)；
（5）後總統時期(POST-PRESIDENTIAL PERIOD,1933-64,520 linear feet)。


　　每個副組合下(subgroups)又區分為系列(series)，主要依各時期之活動和興趣作編排，分述如下：

（1）商業早期副組合下編排三個系列：
　　　一般商業書信、主題檔案、戰爭救濟和重建：例如戰爭救濟和重建系列下又分五個副系列(subseries)。
（2）商業時期副組合下編排三個系列：
　　　商業部門、美國兒童健康聯盟、Coloerado River 委員會。
（3）競選和過渡期副組合下編排三個系列：
　　　一般書信往來、主題檔案、競選文宣。
（4）總統時期副組合下編排十個系列：
　　　包括內閣、主題檔案、秘書檔案、州檔案、外交事務、個人人名檔案、總統私人檔案等。
（5）後總統時期副組合下四個系列：
　　　包括一般書信往來、個人書信往來、主題檔案、政府行政部門委員會。


　　 系列下一層級是案卷(folder)，有些是裝訂案卷(bound volume)、有些放在檔案盒內(box)；分述如下：例如商業早期副組合下之戰爭救濟和重建系列之五個副系列　，每個副系列分別由7、24、10、10、140個案卷(volume)組成；又例如競選和過渡期副組合下之主題檔案，檔案依內容字順放入檔案盒內，盒號75、76、77等。最小的組合是項目(Item)，如上述放在盒號75內，有許多的感謝函(Appreciation)，這些項目常以件描述之，例如對政黨支持的感謝函。

　　另外對於八個特殊藏品(SPECIAL COLLECTIONS,1750-Present,681 linear feet)，內容則包括剪報檔、胡佛剪貼簿等。

2. 聯邦機構文件(Federal Agency Records)

   　　在國家檔案文件署管轄下之精選部分聯邦文件組合(record groups)之複製品，包括白宮檔案(Records of the White House Office)、中國滿族危機文件等。依去年10月資料，美國國家檔案文件署之聯邦文件，不包括捐贈資料在內，共有556個文件組合， 每個文件組合下或區分為副組合、系列或副系列、案卷或項目。

   　　胡佛圖書館精選的聯邦文件組合(RG)，包括白宮檔案(White House Office)RG130、關於建築和產權之白宮會議 (White House Office Coference on Home Building & Home Ownership) RG167、關於兒童健康和保護之白宮會議(White House Office on Child Health & Protection)RG176等。

   　　每個文件組合下，又精選一些系列(series)，例如關於兒童健康和保護之白宮會議- RG176，此系列下包括，Records of Dan Wheeler- Series77及Records of Committees-Series78等。

   　　由上述可知，胡佛總統圖書館對總統史料的層級區分，先以館藏劃分為胡佛文件(Herbert Hoover Papers)、聯邦機構文件(Federal Agency Records)，兩者各依文件組合、副組合、系列、副系列、案卷、件處理。

四、國史館藏總統文件之檔案處理層級

　　民國36年憲法公布施行至今，已選舉出十任總統，總統為國家元首，其任內的公私檔案與經手的手稿書籍文獻為國家的重要資產，應加以長久保存維護，並透過檢索工具傳播其內涵。行憲後的歷任總統，由蔣中正、嚴家淦、蔣經國、李登輝至現今的陳水扁先生共五位，除李登輝文物，據悉擬典藏於臺綜院成立之圖書館，前三位總統之文物均置於國史館典藏，其中以蔣中正總統文物，其文獻檔案保存體系最完整，為研究中國現代史的縮影，深受中外學術界肯定。故本文擬以國史館所藏蔣中正總統文物為例，參酌檔案處理層級理論及美國總統文件之處理實例，描述檔案處理層級之實作。

　　蔣中正總統檔案主要內容係自民國13年至64年，近50年來蔣中正一生統軍主政，留下大宗文件、照片及少數文物 ，一般稱為大溪檔案。文獻檔案經蔣氏身旁機要人員長時期整理，內容主要分類為籌筆、革命文獻、特交文卷、特交文電、特交檔案、領袖家書、文物圖籍、蔣氏宗譜、照片影輯及其他十大類。

　　民國84四年，國史館接收此批文獻檔案移轉後，進行三次重要編目計畫：(一)85年2月編目計畫，進行一年整理籌筆，計著錄一七、九○八件並製作影像檔；(二)90年3月編目計畫，進行9個月整理革命文獻，計著錄一六、六八○件並製作影像檔；(三)90年9月編目計畫，預計91至95進行5年數位典藏，整編範圍是特交文卷五、七○九件，特交檔案一○六、五九○件， 特交文電四三六冊，照片影輯五萬張，照片底片約二十三萬張，其他將依日後計畫陸續整理。

　　實務上蔣中正總統整理工作方案詳細內容，可參考賴澤涵、張樹三、簡笙簧的合作研究報告，在《總統圖書文物管理法制作業之研究》之第二節臺灣有關總統文獻之典藏與利用。

　　在上述蔣中正總統檔案整理經過及三次編目計畫了解基礎上，85年至90年間有關檔案層級處理，在案、件處理層級的概念已充分顯現在檢索工具中，而全宗、副全宗、系列處理層級概念則較模糊。91年參與本國家型計畫，國史館經與本國家型計畫後設資料工作組及中研院數位典藏資料庫支援組多方之連繫，並以檔案處理層級理論為基礎，參酌美國有關總統文件之檔案處理層級先例，有關蔣中正總統文物檔案處理層級實作內容如下：

（一） 全宗層級：

　　蔣中正編成一個全宗，代碼為002。副全宗層級處理上，分為籌筆、革命文獻、特交文卷、特交文電、特交檔案、領袖家書、文物圖籍、蔣氏宗譜、照片影輯及其他十大副全宗，代碼由01編至10。

（二）系列層級：

　　系列層級處理上，以在數位典藏計畫中預計整編之特交檔案（代碼08）副全宗層級下之系列層級為例，特交檔案內容多為蔣氏部屬及各地送的報告，在系列層級的處理下分為分類資料及一般資料兩個系列，代碼為01及02。副系列處理層級上，有些檔案未在系列下分副系列，有些在系列下分副系列，例如在分類資料系列和一般資料系列下分副系列；分類資料系列下分副系列，包括政治、軍事、中日戰爭、政治防共、軍事剿匪、外交、國際、經濟、財政、內政、教育、交通、社會、特件、其他共15個副系列，代碼由1編至15；一般資料系列內容是按年編排之文件及其他專件，由民國15年到47年，系列下分副系列包括民國15年、….、民國47年、專件、手稿錄底、呈表彙集、手令登錄、工作報告、書翰共39個副系列，代碼由15至17及01至06。

（三） 案卷處理層級：

　　以分類資料系列下15個副系列而言，政治副系列共67個案卷、軍事副系列共134個案卷、中日戰爭副系列共66個案卷、政治防共副系列15個案卷、軍事剿匪副系列共7個案卷、外交副系列共80個案卷、國際副系列共4個案卷、經濟副系列共13個案卷、財政副系列共29個案卷、內政副系列共1個案卷、教育副系列共3個案卷、交通副系列共4個案卷、社會副系列共15個案卷、特件副系列共7個案卷、其他副系列共14個案卷。

　　以一般資料系列下39個副系列而言，民國15年副系列共14個案卷、….、民國47副系列共1個案卷、專件副系列共41個案卷、手稿錄底副系列共32個案卷、呈表彙集副系列共124個案卷、手令登錄副系列共47個案卷、工作報告副系列共18個案卷、書翰副系列共6個案卷。

四、 項目處理層級：

　　 以分類資料系列下15個副系列而言，政治共67個案卷、2,838件；軍事共134個案卷、3,073件；中日戰爭共66個案卷、3,838件；政治防共共15個案卷、314件；軍事剿匪共7個案卷、509件；外交共80個案卷、3,192件；國際共4個案卷、123件；經濟共13個案卷、159件；財政共29個案卷、878件；內政共1個案卷、18件、教育共3個案卷、101件；交通列共4個案卷、176件；社會共15個案卷、224件；特件共7個案卷、195件；其他副系列共14個案卷、355件。　　

　　以一般資料系列下39個副系列而言，民國15年共14個案卷、846件；….、民國47共1個案卷、35件；專件共41個案卷、145件；手稿錄底共32個案卷、4,590件；呈表彙集副系列共124個案卷、25,046件；手令登錄副系列共47個案卷、19,267件；工作報告共18個案卷、2,240件；書翰共6個案卷、371件。

　　 蔣中正總統文物之檔案處理層級以圖示，如附圖二。

圖二 蔣中正總統文物之檔案處理層級

五、結論

　　檔案處理層級是檔案描述的基礎，製成檢索工具前的準備工作。本(91)年開始執行國史館典藏國家檔案與總統文物數位化計畫，關於檔案描述內涵的分析，在聯繫方面，國史館審編處和數位典藏計畫後設工作組、中研院數位典藏資料庫支援組密切的往來聯絡；也在檔案內涵分析方面，致力充實檔案處理層級之基礎理論；在資料收集方面，收集美國檔案處理層級的實例及國內學者對總統文物整理的分析研究：由各方面加強計畫，展現推動數位典藏中檔案描述內涵之深度及廣度。

　　本年度為計畫實施之第1年，在實作蔣中正總統文物之檔案處理層級，雖已作多方面的考量，但難免有疏漏之處，本文將國史館檔案處理層級實作情形舉範例一一描述，希各位先進不吝賜教。